こんにちは。ぽこです。
今回は、ビジネスを円滑に進めるためのビジネスマナーについてお話しします。
ビジネスマナーとは
電車の中のマナーや日常生活のマナーなどといいますが、そもそもマナーとは何なのでしょうか。
マナーとは、次のように言うことができます。「他者を気遣う気持ちを所作にして形式化したもの」
よくマナーと比較されるものとしてルールがありますが、マナーはあくまで気持ちであり、ルールと違って明確な基準がありません。
その代わり、相手の人がどう思うかが最も大事になります。
たとえ仕事ができても、ビジネスマナーができていないと、そこでマイナスのイメージを与え、仕事を任せたくないと思われてしまうかもしれません。
今回は、そのようなビジネスマナーについて学んでいきたいと思います。
名刺交換
相手の印象を決める大事な瞬間である、名刺交換についてです。
初めて会うお客様（部長と部下）と自分・先輩が名刺交換をする際の順番は次のようになります。
- 先輩から先方の部長へ
- 自分から先方の部長へ
- 先輩から先方の部下へ
- 自分から先方の部下へ
こちらは、2と3が同時の場合もあります。
名刺交換の手順と、ポイントは次のようになります。
手順
- 名刺入れをスムーズに取り出す（この時点では名刺を右手、名刺入れを左手に持つ）
- 目線を合わせる
- 自己紹介を行う
- 名刺を渡す
- いただいた名刺を胸の前に置き、相手の名前を確認する
ポイント
- 名刺は「相手の顔」のようなものなので、とても丁寧に扱う
- 名刺は必ず名刺入れに入れる
- 机越しの交換はNG
- 相手より下から名刺を渡す
- 指で名前やロゴを隠さない
- 相手にとって正面になりように名刺を渡す
電話対応
続いて、電話応対の手順とポイントについてです。
手順
- 常に目元ペンを机に用意しておく
- 電話が鳴ったら会社名と名前を名乗る
- 相手を確認する
- 挨拶をする
- 要件をうかがう
- 必要であれば取次
- 挨拶後静かに切る
- 後の処理をする
ポイント
- 必ずメモを残す
- メモを5W2Hを意識して作成する
- 3コール以上待たせた場合は一言添える
- 敬語をしっかりと使う（社内の人に対しては使わないように注意する）
- 担当者が不在の場合は、次のアクションを確認する
- 電話を切る際は、ボタンで切ってから受話器を置く
